傳統的會計檔案工作需要依靠紙張存儲,對存儲的空間大小、溫度和濕度都有要求,財務人員要人工完成所有歸檔工作,檔案在采集、調閱、借閱的過程中也易發生損壞、丟失等情況,企業需要付出高額的管理成本,不僅給財務人員帶來極大的工作量,會計檔案還容易受到自然或者人為的破壞,對公司造成損失。

隨著信息技術的飛速發展,數字化已經成為信息處理和傳遞的主要方式,數字技術應用到各個領域,包括財稅領域。電子會計檔案利用計算機技術及其它信息技術手段,完美地解決了上述問題,將會計憑證、賬簿、報表等會計核算材料以數字化形式進行存儲與管理,幫助企業降低管理成本,提高工作效率。

《電子會計檔案管理法》(財政部第79號令),正式建立了電子會計檔案管理制度。《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》 (財會[2020]6號) 提出電子會計憑證源文件是唯一合法有效的會計憑證,并明確了電子會計檔案的保管方式。國家一系列政策的出臺,大力推動的電子會計檔案的普及與發展。

電子會計憑證管理規范

符合條件可不打印

符合檔案管理要求的電子會計檔案和紙質檔案具有同等法律效力,電子會計檔案可不再以紙質形式保存。

保存電子會計憑證

使用紙質打印件報銷的,應當同時歸檔電子源文件,電子發票打印件不能單獨作為報銷入賬歸檔的依據使用。

確保真實安全

符合電子會計檔案的“四性”要求,保障查驗合法、真實,對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發現。同時帶電子簽名,可通過驗簽。

存儲符合要求

按照相關部門指引進行存儲和應用。使用電子會計檔案的企業,要存儲在獨立建設的電子會計檔案系統中。電子會計資料歸檔推薦使用OFD格式文件,不具備應用OFD文件條件的單位可使用PDF文件或其他符合長期保存要求的版式文件。

歸檔范圍和保管年限

電子會計檔案數字化建設

在企業的電子會計檔案建設的目標上,一方面要符合國家對于會計檔案和電子會計檔案的管理要求,另一方面,系統建設要符合財務本身的使用習慣,實現電子會計檔案的標準化、自動化、數字化管理,真正提升檔案的管理和處理效率。

根據國家政策的要求,憑借在財稅數字化領域的優勢,百望云推出電子會計檔案管理解決方案,通過核算系統、報銷系統、資金系統、影像系統對企業電子會計資料進行自動采集,并實現電子會計檔案的全生命周期管理,為助力財務管理數字化轉型打下堅實基礎。

百望云電子會計檔案產品亮點 :

• 票檔一體化管理

支持電子會計檔案的自動采集、智能歸檔、查詢調閱、檔案移交、鑒定銷毀,實現在線化、自動化、數字化會計檔案閉環管理。同時,隨著數電票在全國范圍內的推廣,電子會計檔案系統全面支持數電票的合規歸檔,滿足國家政策要求,可自動歸集百望云進銷項票據,銜接業財各個系統,實現業財數據的統一管理與信息共享,以財務為支撐,推動企業財稅數字化。

• 虛擬檔案室管理

針對紙質檔案,系統支持紙質檔案裝盒、上架、檔案轉移等常規操作,實現記賬憑證、紙質原始憑證位置關聯。產品同時兼容和支持單套制、雙套制兩種電子檔案的管理模式。

• 借閱管理自動化

系統支持電子、紙質會計檔案全流程線上化借閱管理,支持動態水印、安全閱覽和分權限下載,能與企業現有審批流程進行集成,支持手機和郵件到期催還提醒,保證借閱過程可追溯,避免檔案遺失。

• 記賬憑證 & 原始憑證自動匹配

系統內置匹配規則引擎,依據前端業務傳輸的匹配關系,確定同一憑證事項中各單據的關聯關系,實現記賬憑證與原始憑證的自動匹配以及關聯查詢、正反向查詢,并在同一視窗內查閱并統一呈現,大幅減輕財務工作負擔。

• 內嵌四性檢測工具

完善元數據管理和四性檢測工具,在歸檔、移交、長期保存環節對檔案真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測,并形成四性檢測報告,利于電子文件的長期保存。

• 支持 OFD 版式及閱讀

百望綠頁支持信創環境,百望云“綠頁閱讀器”已正式通過中國電子技術標準化研究院強制性國家標準GB18030-2022《信息技術 中文編碼字符集》最高級(實現級別3)認證,是首批測試通過產品,能夠滿足電子發票、電子合同、電子會計檔案 、電子證照、電子公文等多場景使用需求,節省電子檔案存儲空間,大幅降低企業后續使用成本。

在財稅數字化建設的基礎上,百望云全力保障企業的數據信息安全,通過多方安全計算、可信執行環境等隱私計算技術,搭建國密安全設備、安全網絡層、區塊鏈能力平臺、安全計算層等立體式、全棧式防護體系等方式,為企業構建立體全棧式安全防護體系,讓企業更穩定地發展。

電子會計檔案可以取代紙質檔案管理方式,節省紙張消耗與存儲空間,從而降低企業的管理成本。基于電子會計檔案系統集中管理、連接多個系統,將打破數據孤島,提升的檔案的管理和處理效率,減輕財務人員的工作負擔。通過電子會計檔案數字化建設,將為企業持續創造價值。

(新媒體責編：wa12)